sábado, 28 de mayo de 2016

El Reglamento de protección de datos en 12 preguntas



La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha elaborado un documento simplificado para explicar cómo afectará al ciudadano y a las empresas el nuevo reglamento de Protección de Datos de la UE que acaba de entrar en vigor, aunque los Estados tienen dos años de plazo para implantarlo.
El Reglamento de protección de datos en 12 preguntas
El Reglamento General de Protección de Datos ha entrado en vigor el 25 de mayo de 2016. La AEPD ha elaborado este documento simplificado, que sigue el formato pregunta-respuesta, para facilitar la comprensión del nuevo marco normativo a los ciudadanos y ayudar a las organizaciones a adaptarse a los cambios que incorpora y cumplir así con sus obligaciones.
1. La entrada en vigor del Reglamento, ¿supone que ya no se aplica la Ley Orgánica de Protección de Datos española?
No. El Reglamento ha entrado en vigor el 25 de mayo de 2016 pero no comenzará a aplicarse hasta dos años después, el 25 de mayo de 2018. Hasta entonces, tanto la Directiva 95/46 como las normas nacionales que la trasponen, entre ellas la española, siguen siendo plenamente válidas y aplicables.
2. ¿Cuál es, entonces, el significado de que el Reglamento haya entrado en vigor?
El periodo de dos años hasta la aplicación del Reglamento tiene como objetivo permitir que los Estados de la Unión Europea, las Instituciones Europeas y también las organizaciones que tratan datos vayan preparándose y adaptándose para el momento en que el Reglamento sea aplicable.
En esos dos años, por ejemplo, los Estados miembros pueden adoptar o iniciar la elaboración de determinadas normas que sean necesarias para permitir o facilitar la aplicación del Reglamento. Esas normas no pueden ser contrarias a las disposiciones de la vigente Directiva ni tampoco ir más allá de los poderes de actuación normativa que el propio Reglamento prevé de forma explícita o implícita.
3. ¿A qué empresas u organizaciones se aplica?
El Reglamento se aplicará como hasta ahora a responsables o encargados de tratamiento de datos establecidos en la Unión Europea, y se amplía a responsables y encargados no establecidos en la UE siempre que realicen tratamientos derivados de una oferta de bienes o servicios destinados a ciudadanos de la Unión o como consecuencia de una monitorización y seguimiento de su comportamiento.
Para que esta ampliación del ámbito de aplicación pueda hacerse efectiva, esas organizaciones deberán nombrar un representante en la Unión Europea, que actuará como punto de contacto de las Autoridades de supervisión y de los ciudadanos y que, en caso necesario, podrá ser destinatario de las acciones de supervisión que desarrollen esas autoridades. Los datos de contacto de ese representante en la Unión deberán proporcionarse a los interesados entre la información relativa a los tratamientos de sus datos personales.
4. ¿Qué implica para los ciudadanos que el Reglamento amplíe el ámbito de aplicación territorial? 
Esta novedad supone una garantía adicional a los ciudadanos europeos. En la actualidad, para tratar datos no es necesario mantener una presencia física sobre un territorio, por lo que el Reglamento pretende adaptar los criterios que determinan qué empresas deben cumplirlo a la realidad del mundo de internet.
Ello permite que el Reglamento sea aplicable a empresas que, hasta ahora, podían estar tratando datos de personas en la Unión y, sin embargo, se regían por normativas de otras regiones o países que no siempre ofrecen el mismo nivel de protección que la normativa europea.
5. ¿Qué nuevas herramientas de control de sus datos poseen los ciudadanos?
El Reglamento introduce nuevos elementos, como el derecho al olvido y el derecho a la portabilidad, que mejoran la capacidad de decisión y control de los ciudadanos sobre los datos personales que confían a terceros.
El derecho al olvido se presenta como la consecuencia del derecho que tienen los ciudadanos a solicitar, y obtener de los responsables, que los datos personales sean suprimidos cuando, entre otros casos, estos ya no sean necesarios para la finalidad con la que fueron recogidos, cuando se haya retirado el consentimiento o cuando estos se hayan recogido de forma ilícita. Asimismo, según la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 13 de mayo de 2014, que reconoció por primera vez el derecho al olvido recogido ahora en el Reglamento europeo, supone que el interesado puede solicitar que se bloqueen en las listas de resultados de los buscadores los vínculos que conduzcan a informaciones que le afecten que resulten obsoletas, incompletas, falsas o irrelevantes y no sean de interés público, entre otros motivos.
Por su parte, el derecho a la portabilidad implica que el interesado que haya proporcionado sus datos a un responsable que los esté tratando de modo automatizado podrá solicitar recuperar esos datos en un formato que le permita su traslado a otro responsable. Cuando ello sea técnicamente posible, el responsable deberá trasferir los datos directamente al nuevo responsable designado por el interesado.
6. ¿A qué edad pueden los menores prestar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales?
El Reglamento establece que la edad en la que los menores pueden prestar por sí mismos su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en el ámbito de los servicios de la sociedad de la información (por ejemplo, redes sociales) es de 16 años. Sin embargo, permite rebajar esa edad y que cada Estado miembro establezca la suya propia, estableciendo un límite inferior de 13 años. En el caso de España, ese límite continúa en 14 años. Por debajo de esa edad, es necesario el consentimiento de padres o tutores.
En el caso de las empresas que recopilen datos personales, es importante recordar que el consentimiento tiene que ser verificable y que el aviso de privacidad debe estar escrito en un lenguaje que los niños puedan entender.
7. ¿Qué implica la responsabilidad activa recogida en el Reglamento?
Uno de los aspectos esenciales del Reglamento es que se basa en la prevención por parte de las organizaciones que tratan datos. Es lo que se conoce como responsabilidad activa. Las empresas deben adoptar medidas que aseguren razonablemente que están en condiciones de cumplir con los principios, derechos y garantías que el Reglamento establece. El Reglamento entiende que actuar sólo cuando ya se ha producido una infracción es insuficiente como estrategia, dado que esa infracción puede causar daños a los interesados que pueden ser muy difíciles de compensar o reparar. Para ello, el Reglamento prevé una batería completa de medidas:
  • Protección de datos desde el diseño
  • Protección de datos por defecto
  • Medidas de seguridad
  • Mantenimiento de un registro de tratamientos
  • Realización de evaluaciones de impacto sobre la protección de datos
  • Nombramiento de un delegado de protección de datos
  • Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
  • Promoción de códigos de conducta y esquemas de certificación.
           8. Entonces, ¿supone una mayor carga de obligaciones para las empresas?
El Reglamento supone un mayor compromiso de las organizaciones, públicas o privadas, con la protección de datos. Pero ello no implica necesariamente ni en todos los casos una mayor carga. En muchos casos será sólo una forma de gestionar la protección de datos distinta de la que se viene empleando ahora.
En primer lugar, algunas de las medidas que introduce el Reglamento son una continuación o reemplazan a otras ya existentes, como es el caso de las medidas de seguridad o de la obligación de documentación y, hasta cierto punto, la evaluación de impacto y la consulta a Autoridades de supervisión.
Otras constituyen la formalización en una norma legal de prácticas ya muy extendidas en las empresas o que, en todo caso, formarían parte de una correcta puesta en marcha de un tratamiento de datos, como pueden ser la privacidad desde el diseño y por defecto, la evaluación de impacto sobre protección de datos en ciertos casos o la existencia de un delegado de protección de datos.
En todos los casos, el Reglamento prevé que la obligación de estas medidas, o el modo en que se apliquen, dependerá de factores tales como el tipo de tratamiento, los costes de implantación de las medidas o el riesgo que el tratamiento presenta para los derechos y libertades de los titulares de los datos.
Por ello, es necesario que todas las organizaciones que tratan datos realicen un análisis de riesgo de sus tratamientos para poder determinar qué medidas han de aplicar y cómo hacerlo. Estos análisis pueden ser operaciones muy simples en entidades que no llevan a cabo más que unos pocos tratamientos sencillos que no impliquen, por ejemplo, datos sensibles, u operaciones más complejas en entidades que desarrollen muchos tratamientos, que afecten a gran cantidad de interesados o que por sus características requieren de una valoración cuidadosa de sus riesgos.
Las Autoridades de protección de datos europeas de forma colectiva, y la Agencia Española individualmente, estamos ya trabajando en el desarrollo de herramientas que faciliten la identificación y valoración de riesgos y en recomendaciones sobre la aplicación de medidas, especialmente en relación con pymes que realizan los tratamientos de datos más habituales en la gestión empresarial.
9. ¿Cambia la forma en la que hay que obtener el consentimiento?
Una de las bases fundamentales para tratar datos personales es el consentimiento. El Reglamento pide que el consentimiento, con carácter general, sea libre, informado, específico e inequívoco. Para poder considerar que el consentimiento es “inequívoco”, el Reglamento requiere que haya una declaración de los interesados o una acción positiva que indique el acuerdo del interesado. El consentimiento no puede deducirse del silencio o de la inacción de los ciudadanos. 
Las empresas deberían revisar la forma en la que obtienen y registran el consentimiento. Prácticas que se encuadran en el llamado consentimiento tácito y que son aceptadas bajo la actual normativa dejarán de serlo cuando el Reglamento sea de aplicación.
Además, el Reglamento prevé que el consentimiento haya de ser “explícito” en algunos casos, como puede ser para autorizar el tratamiento de datos sensibles. Se trata de un requisito más estricto, ya que el consentimiento no podrá entenderse como concedido implícitamente mediante algún tipo de acción positiva. Así, será preciso que la declaración u acción se refieran explícitamente al consentimiento y al tratamiento en cuestión.
Hay que tener en cuenta que el consentimiento tiene que ser verificable y que quienes recopilen datos personales deben ser capaces de demostrar que el afectado les otorgó su consentimiento. Por ello, es importante revisar los sistemas de registro del consentimiento para que sea posible verificarlo ante una auditoría.
10. ¿Deben las empresas revisar sus avisos de privacidad?
Con carácter general, sí. El Reglamento prevé que se incluyan en la información que se proporciona a los interesados una serie de cuestiones que con la Directiva y muchas leyes nacionales de trasposición no eran necesariamente obligatorias. Por ejemplo, habrá que explicar la base legal para el tratamiento de los datos, los períodos de retención de los mismos y que los interesados puede dirigir sus reclamaciones a las Autoridades de protección de datos. Si creen que hay un problema con la forma en que están manejando sus datos. Es importante recordar que el Reglamento exige de forma expresa que la información que se proporcione sea fácil de entender y presentarse en un lenguaje claro y conciso.
11. ¿En qué consiste el sistema de “ventanilla única”?
Este sistema está pensado para que los responsables establecidos en varios Estados miembros o que, estando en un solo Estado miembro, hagan tratamientos que afecten significativamente a ciudadanos en varios Estados de la UE tengan una única Autoridad de protección de datos como interlocutora. También implica que cada Autoridad de protección de datos europea, en  lugar de analizar una denuncia o autorizar un tratamiento a nivel estrictamente nacional, a partir de la aplicación del Reglamento valorará si el supuesto tiene carácter transfronterizo, en cuyo caso habrá que abrir un procedimiento de cooperación entre todas las Autoridades afectadas buscando una solución aceptable para todas ellas. Si hay discrepancias insalvables, el caso puede elevarse al Comité Europeo de Protección de Datos, un organismo de la Unión integrado por los directores de todas las Autoridades de protección de datos de la Unión. Ese Comité resolverá la controversia mediante decisiones vinculantes para las Autoridades implicadas.
Este nuevo sistema no supone que los ciudadanos tengan que relacionarse con varias Autoridades o con Autoridades distintas de la del Estado donde residan. Siempre pueden plantear sus reclamaciones o denuncias ante su propia Autoridad nacional (en el caso español, la Agencia Española de Protección de Datos). La gestión será realizada por esa Autoridad, que será también responsable de informar al interesado del resultado final de su reclamación o denuncia.
La ventanilla única, en todo caso, no afectará a empresas que sólo estén en un Estado miembro y que realicen tratamientos que afecten sólo a interesados en ese Estado.
12. ¿Tienen las empresas que empezar a aplicar ya las medidas contempladas en el Reglamento?
No. El Reglamento está en vigor, pero no será aplicable hasta 2018.
Sin embargo, puede ser útil para las organizaciones que tratan datos empezar ya a valorar la implantación de algunas de las medidas previstas, siempre que esas medidas no sean contradictorias con las disposiciones de la LOPD, que sigue siendo la norma por la que han de regirse los tratamientos de datos en España.
Por ejemplo, las organizaciones deben tener en cuenta que a partir de mayo de 2018 deberán realizar análisis de riesgo de sus tratamientos y que puede ser útil para ellas empezar desde ahora a identificar el tipo de tratamientos que realizan, el grado de complejidad del análisis que deberán llevar a cabo, etc. En esta tarea podrían utilizar las herramientas y recursos que paulatinamente vayan desarrollando las Autoridades de protección de datos.
Igualmente, nada impide que las organizaciones comiencen a planificar o a establecer el registro de tratamientos de datos o a implantar las evaluaciones de impacto o cualquiera otra de las medidas previstas.
Del mismo modo, las organizaciones podrían comenzar a diseñar e implantar los procedimientos para notificar adecuadamente a las Autoridades de protección de datos o a los interesados las quiebras de seguridad que pudieran producirse.
En general, las organizaciones que tratan datos personales deberían comenzar a preparar la aplicación de estas medidas, así como de otras modificaciones prácticas derivadas del Reglamento. Por ejemplo, el Reglamento exige que los responsables de tratamiento faciliten a los interesados el ejercicio de sus derechos. Aunque la interpretación de “facilitar” pueda variar dependiendo de los casos, incluye en todos ellos algún tipo de actuación positiva por parte de los responsables para hacer más accesibles y sencillas las vías para el ejercicio de derechos.
La ventaja de una pronta aplicación es que permitirá detectar dificultades, insuficiencias o errores en una etapa en que estas medidas no son obligatorias y, en consecuencia, su corrección o eficacia no estarían sometidas a supervisión. Ello permitiría corregir errores para el momento en que el Reglamento sea de aplicación.

martes, 24 de mayo de 2016

NUEVO REGLAMENTO DE LA UE DE PROTECCIÓN DE DATOS



Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos)


 
 
 
 
Tras cuatro años de enconados debates, el pasado catorce de abril fue aprobado en el Parlamento Europeo el tan esperado Reglamento Europeo sobre Protección de Datos que viene a sustituir a la Directiva del 95 y a crear un marco uniforme en la Unión Europea sobre esta materia, publicado en el Diario oficial de la UE el pasado 27 de abril, siendo su entrada en vigor 20 días después de su publicación. Sus disposiciones serán de aplicación directa en todos los Estados miembros dos años después, exactamente el 25 de mayo de 2018 (art. 99). A pesar de que es una única norma para toda la Unión Europea, de aplicación inmediata una vez ha entrado en vigor, debe ser interpretada a nivel nacional, por lo que se tiene que adaptar nuestra legislación al nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.
 
Su intención es la de dar más control a los interesados sobre su información privada, tanto en redes sociales, Smartphone, banca online, etc., de  forma que puedan decidir qué información quieren compartir.
 
Según ha comunicado el Parlamento Europeo, el nuevo Reglamento de Protección de Datos tiene como objetivo “dar más control a los ciudadanos sobre su información privada”, por lo que las nuevas reglas incluyen: la necesidad de un “consentimiento claro y afirmativo” de la persona concernida al tratamiento de sus datos personales, la “portabilidad” o el derecho a trasladar los datos a otro proveedor de servicios, el derecho a ser informado si los datos personales han sido pirateados, un lenguaje claro y comprensible sobre las cláusulas de privacidad, y la posibilidad de ejercer el mencionado derecho al “olvido”, mediante la rectificación o supresión de datos personales en internet.
 
Las novedades más significativas son:
 
  • Evaluación de Impacto relativa a la protección de datos. Se trata de cuál es el efecto en la privacidad del individuo de ciertos desarrollos tecnológicos. Es un análisis de riesgos. La AEPD ya se pronunció sobre éste asunto, creando una guía. A través de ésta evaluación se consigue la protección de datos desde el diseño y por defecto.
  • Ventanilla única (One Stop Shop) a través de la cual las empresas españolas con sedes en otros Estados Miembros, podrán tratar con, en nuestro caso, la AEPD o con la del Estado Miembro donde se encuentre su matriz.
  • Elaboración de perfiles para evaluar determinados aspectos personales de una persona física.
  • Seudonimización que consiste en el tratamiento de datos personales de forma que no puedan atribuirse a una persona física identificada o identificable.
  • Con relación a los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (derechos ARCO) se introduce como novedad la facultad del interesado de ejercitar tres nuevos derechos:
a.       el derecho a la supresión o más comúnmente conocido por Derecho al Olvido,
b.       el derecho a la limitación de tratamiento de los datos y;
c.       el derecho a la portabilidad de los datos de un proveedor de servicios a otro.
  • Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de su facturación global (optándose por la mayor cuantía)
  • Licitud del consentimiento. El consentimiento queda como un acto afirmativo claro.
  • Delegado de Protección de Datos, en relación a la obligación de informar a los interesados cuando se recojan sus datos, estos tendrán que conocer, a diferencia de la regulación anterior, los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos de la empresa, más conocido como DPO. Siendo obligatorio para la Administración y para empresas que cumplan una serie de requisitos, fundamentalmente, que realicen una monitorización periódica y sistemática de datos a gran escala (estudios de solvencia, mercados, riesgos…) o gestionen datos de categorías especiales (datos considerados sensibles o de nivel alto).
  • Notificar una violación de seguridad en 72 horas al órgano de control, o si es de alto riesgo al interesado.
  • Datos genéticos (datos que proporcionen información sobre la fisiología o la salud de personas obtenidos por análisis de muestras biológicas) / Datos biométricos (datos que permiten la identificación única de personas, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos).
  • Responsabilidad proactiva. Las empresas deben de adoptar medidas para demostrar que se está cumpliendo con el Reglamento, es decir, los responsables tienen que demostrar la carga de la prueba. Esto da lugar a un capítulo entero de medidas y obligaciones prácticas, que será la parte que más contribuya a proteger los datos.
  • Transparencia de la información. Las políticas de privacidad deberán cambiar para adaptarse a lo que exige el Reglamento.
  • Protección de datos desde el diseño y por defecto.
 
Que el Reglamento conceda un plazo de dos años para la adecuación de los tratamientos no debe llevarnos a una postura de relajación porque, las exigencias de seguridad y garantía de control de sus datos por los interesados y las elevadas sanciones, llegando hasta veinte millones de euros o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4% del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía,  recomiendan que se vayan tomando posiciones preventivas y de acercamiento al cumplimiento responsable de la normativa sobre protección de datos.
 
Desde esta consultoría nos gustaría mandar un mensaje de tranquilidad a nuestros clientes y asesorados, respecto a las implicaciones y acciones a acometer. Lo que está claro es que debemos seguir cumpliendo con la Ley como hasta ahora e ir preparándonos e implantando, paulatinamente, los correspondientes cambios.
 
Para mas información en:
 
info@lluchconsulting.es
 
 


lunes, 16 de mayo de 2016

COMPLIANCE




El Código Penal ha incorporado aspectos novedosos, como la introducción de la responsabilidad penal de las personas jurídicas, que serán penalmente responsables de los delitos cometidos por sus representantes legales en nombre o por cuenta de las mismas, y en su provecho, y por los delitos cometidos por sus trabajadores

"Con la entrada en vigor de Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, por la que se modifica la Ley Orgánica10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal. Se realiza una nueva redacción de los artículos 31bis y siguientes, en los que se establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas. La cual no solo es imputable por los delitos cometidos por sus representantes legales o administradores, sino también por los empleados por no haberse ejercido sobre ellos el debido control".

Nuestra consultoría está especializada en la implantación, en las entidades jurídicas sea cual sea el tamaño de éstas, del Modelo de Gestión y Organización al que hace referencia el nuevo art. 31 bis del C.P.


http://lluchconsulting.es/download_file/view/265/375.pdf