La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
ha elaborado un documento simplificado para explicar cómo afectará al ciudadano
y a las empresas el nuevo reglamento de Protección de Datos de la UE que acaba
de entrar en vigor, aunque los Estados tienen dos años de plazo para
implantarlo.
El Reglamento de protección de datos en 12
preguntas
El
Reglamento General de Protección de Datos ha entrado en vigor el 25 de mayo de
2016. La AEPD ha elaborado este documento simplificado, que sigue el formato
pregunta-respuesta, para facilitar la comprensión del nuevo marco normativo a
los ciudadanos y ayudar a las organizaciones a adaptarse a los cambios que
incorpora y cumplir así con sus obligaciones.
1. La entrada en vigor del
Reglamento, ¿supone que ya no se aplica la Ley Orgánica de Protección de Datos
española?
No.
El Reglamento ha entrado en vigor el 25 de mayo de 2016 pero no comenzará a
aplicarse hasta dos años después, el 25 de mayo de 2018. Hasta entonces, tanto
la Directiva 95/46 como las normas nacionales que la trasponen, entre ellas la
española, siguen siendo plenamente válidas y aplicables.
2. ¿Cuál es, entonces, el
significado de que el Reglamento haya entrado en vigor?
El
periodo de dos años hasta la aplicación del Reglamento tiene como objetivo
permitir que los Estados de la Unión Europea, las Instituciones Europeas y
también las organizaciones que tratan datos vayan preparándose y adaptándose
para el momento en que el Reglamento sea aplicable.
En
esos dos años, por ejemplo, los Estados miembros pueden adoptar o iniciar la elaboración
de determinadas normas que sean necesarias para permitir o facilitar la
aplicación del Reglamento. Esas normas no pueden ser contrarias a las
disposiciones de la vigente Directiva ni tampoco ir más allá de los poderes de
actuación normativa que el propio Reglamento prevé de forma explícita o
implícita.
3. ¿A qué empresas u
organizaciones se aplica?
El
Reglamento se aplicará como hasta ahora a responsables o encargados de
tratamiento de datos establecidos en la Unión Europea, y se amplía a responsables
y encargados no establecidos en la UE siempre que realicen tratamientos
derivados de una oferta de bienes o servicios destinados a ciudadanos de la
Unión o como consecuencia de una monitorización y seguimiento de su
comportamiento.
Para
que esta ampliación del ámbito de aplicación pueda hacerse efectiva, esas
organizaciones deberán nombrar un representante en la Unión Europea, que
actuará como punto de contacto de las Autoridades de supervisión y de los
ciudadanos y que, en caso necesario, podrá ser destinatario de las acciones de
supervisión que desarrollen esas autoridades. Los datos de contacto de ese
representante en la Unión deberán proporcionarse a los interesados entre la
información relativa a los tratamientos de sus datos personales.
4. ¿Qué implica para los
ciudadanos que el Reglamento amplíe el ámbito de aplicación territorial?
Esta
novedad supone una garantía adicional a los ciudadanos europeos. En la
actualidad, para tratar datos no es necesario mantener una presencia física
sobre un territorio, por lo que el Reglamento pretende adaptar los criterios
que determinan qué empresas deben cumplirlo a la realidad del mundo de
internet.
Ello
permite que el Reglamento sea aplicable a empresas que, hasta ahora, podían
estar tratando datos de personas en la Unión y, sin embargo, se regían por
normativas de otras regiones o países que no siempre ofrecen el mismo nivel de
protección que la normativa europea.
5. ¿Qué nuevas herramientas de
control de sus datos poseen los ciudadanos?
El
Reglamento introduce nuevos elementos, como el derecho al olvido y el derecho a
la portabilidad, que mejoran la capacidad de decisión y control de los
ciudadanos sobre los datos personales que confían a terceros.
El
derecho al olvido se presenta como la consecuencia del derecho que tienen los
ciudadanos a solicitar, y obtener de los responsables, que los datos personales
sean suprimidos cuando, entre otros casos, estos ya no sean necesarios para la
finalidad con la que fueron recogidos, cuando se haya retirado el
consentimiento o cuando estos se hayan recogido de forma ilícita. Asimismo,
según la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 13 de mayo
de 2014, que reconoció por primera vez el derecho al olvido recogido ahora en
el Reglamento europeo, supone que el
interesado puede solicitar que se bloqueen en las listas de resultados de los
buscadores los vínculos que conduzcan a
informaciones que le afecten que resulten obsoletas, incompletas, falsas o
irrelevantes y no sean de interés público, entre otros motivos.
Por
su parte, el derecho a la portabilidad implica que el interesado que haya
proporcionado sus datos a un responsable que los esté tratando de modo
automatizado podrá solicitar recuperar esos datos en un formato que le permita
su traslado a otro responsable. Cuando ello sea técnicamente posible, el
responsable deberá trasferir los datos directamente al nuevo responsable
designado por el interesado.
6. ¿A qué edad pueden los
menores prestar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales?
El
Reglamento establece que la edad en la que los menores pueden prestar por sí
mismos su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en el
ámbito de los servicios de la sociedad de la información (por ejemplo, redes
sociales) es de 16 años. Sin embargo, permite rebajar esa edad y que cada
Estado miembro establezca la suya propia, estableciendo un límite inferior de
13 años. En el caso de España, ese límite continúa en 14 años. Por debajo de
esa edad, es necesario el consentimiento de padres o tutores.
En
el caso de las empresas que recopilen datos personales, es importante recordar
que el consentimiento tiene que ser verificable y que el aviso de privacidad
debe estar escrito en un lenguaje que los niños puedan entender.
7. ¿Qué implica la responsabilidad
activa recogida en el Reglamento?
Uno
de los aspectos esenciales del Reglamento es que se basa en la prevención por
parte de las organizaciones que tratan datos. Es lo que se conoce como
responsabilidad activa. Las empresas deben adoptar medidas que aseguren
razonablemente que están en condiciones de cumplir con los principios, derechos
y garantías que el Reglamento establece. El Reglamento entiende que actuar sólo
cuando ya se ha producido una infracción es insuficiente como estrategia, dado
que esa infracción puede causar daños a los interesados que pueden ser muy
difíciles de compensar o reparar. Para ello, el Reglamento prevé una batería
completa de medidas:
- Protección de datos desde el diseño
- Protección de datos por defecto
- Medidas de seguridad
- Mantenimiento de un registro de tratamientos
- Realización de evaluaciones de impacto sobre la protección de datos
- Nombramiento de un delegado de protección de datos
- Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
- Promoción de códigos de conducta y esquemas de certificación.
8. Entonces, ¿supone una mayor
carga de obligaciones para las empresas?
El
Reglamento supone un mayor compromiso de las organizaciones, públicas o
privadas, con la protección de datos. Pero ello no implica necesariamente ni en
todos los casos una mayor carga. En muchos casos será sólo una forma de
gestionar la protección de datos distinta de la que se viene empleando ahora.
En
primer lugar, algunas de las medidas que introduce el Reglamento son una
continuación o reemplazan a otras ya existentes, como es el caso de las medidas
de seguridad o de la obligación de documentación y, hasta cierto punto, la
evaluación de impacto y la consulta a Autoridades de supervisión.
Otras
constituyen la formalización en una norma legal de prácticas ya muy extendidas
en las empresas o que, en todo caso, formarían parte de una correcta puesta en
marcha de un tratamiento de datos, como pueden ser la privacidad desde el
diseño y por defecto, la evaluación de impacto sobre protección de datos en
ciertos casos o la existencia de un delegado de protección de datos.
En
todos los casos, el Reglamento prevé que la obligación de estas medidas, o el
modo en que se apliquen, dependerá de factores tales como el tipo de
tratamiento, los costes de implantación de las medidas o el riesgo que el
tratamiento presenta para los derechos y libertades de los titulares de los
datos.
Por
ello, es necesario que todas las organizaciones que tratan datos realicen un
análisis de riesgo de sus tratamientos para poder determinar qué medidas han de
aplicar y cómo hacerlo. Estos análisis pueden ser operaciones muy simples en
entidades que no llevan a cabo más que unos pocos tratamientos sencillos que no
impliquen, por ejemplo, datos sensibles, u operaciones más complejas en
entidades que desarrollen muchos tratamientos, que afecten a gran cantidad de
interesados o que por sus características requieren de una valoración cuidadosa
de sus riesgos.
Las
Autoridades de protección de datos europeas de forma colectiva, y la Agencia
Española individualmente, estamos ya trabajando en el desarrollo de
herramientas que faciliten la identificación y valoración de riesgos y en
recomendaciones sobre la aplicación de medidas, especialmente en relación con
pymes que realizan los tratamientos de datos más habituales en la gestión
empresarial.
9. ¿Cambia la forma en la que
hay que obtener el consentimiento?
Una
de las bases fundamentales para tratar datos personales es el consentimiento.
El Reglamento pide que el consentimiento, con carácter general, sea libre,
informado, específico e inequívoco. Para poder considerar que el consentimiento
es “inequívoco”, el Reglamento requiere que haya una declaración de los
interesados o una acción positiva que indique el acuerdo del interesado. El
consentimiento no puede deducirse del silencio o de la inacción de los
ciudadanos.
Las
empresas deberían revisar la forma en la que obtienen y registran el
consentimiento. Prácticas que se encuadran en el llamado consentimiento tácito
y que son aceptadas bajo la actual normativa dejarán de serlo cuando el
Reglamento sea de aplicación.
Además,
el Reglamento prevé que el consentimiento haya de ser “explícito” en algunos
casos, como puede ser para autorizar el tratamiento de datos sensibles. Se
trata de un requisito más estricto, ya que el consentimiento no podrá
entenderse como concedido implícitamente mediante algún tipo de acción
positiva. Así, será preciso que la declaración u acción se refieran
explícitamente al consentimiento y al tratamiento en cuestión.
Hay
que tener en cuenta que el consentimiento tiene que ser verificable y que
quienes recopilen datos personales deben ser capaces de demostrar que el
afectado les otorgó su consentimiento. Por ello, es importante revisar los
sistemas de registro del consentimiento para que sea posible verificarlo ante
una auditoría.
10. ¿Deben las empresas revisar
sus avisos de privacidad?
Con
carácter general, sí. El Reglamento prevé que se incluyan en la información que
se proporciona a los interesados una serie de cuestiones que con la Directiva y
muchas leyes nacionales de trasposición no eran necesariamente obligatorias.
Por ejemplo, habrá que explicar la base legal para el tratamiento de los datos,
los períodos de retención de los mismos y que los interesados puede dirigir sus
reclamaciones a las Autoridades de protección de datos. Si creen que hay un
problema con la forma en que están manejando sus datos. Es importante recordar
que el Reglamento exige de forma expresa que la información que se proporcione
sea fácil de entender y presentarse en un lenguaje claro y conciso.
11. ¿En qué consiste el sistema
de “ventanilla única”?
Este
sistema está pensado para que los responsables establecidos en varios Estados
miembros o que, estando en un solo Estado miembro, hagan tratamientos que
afecten significativamente a ciudadanos en varios Estados de la UE tengan una
única Autoridad de protección de datos como interlocutora. También implica que
cada Autoridad de protección de datos europea, en lugar de analizar una denuncia o autorizar un
tratamiento a nivel estrictamente nacional, a partir de la aplicación del
Reglamento valorará si el supuesto tiene carácter transfronterizo, en cuyo caso
habrá que abrir un procedimiento de cooperación entre todas las Autoridades
afectadas buscando una solución aceptable para todas ellas. Si hay
discrepancias insalvables, el caso puede elevarse al Comité Europeo de
Protección de Datos, un organismo de la Unión integrado por los directores de
todas las Autoridades de protección de datos de la Unión. Ese Comité resolverá
la controversia mediante decisiones vinculantes para las Autoridades
implicadas.
Este
nuevo sistema no supone que los ciudadanos tengan que relacionarse con varias
Autoridades o con Autoridades distintas de la del Estado donde residan. Siempre
pueden plantear sus reclamaciones o denuncias ante su propia Autoridad nacional
(en el caso español, la Agencia Española de Protección de Datos). La gestión
será realizada por esa Autoridad, que será también responsable de informar al
interesado del resultado final de su reclamación o denuncia.
La
ventanilla única, en todo caso, no afectará a empresas que sólo estén en un
Estado miembro y que realicen tratamientos que afecten sólo a interesados en
ese Estado.
12. ¿Tienen las empresas que
empezar a aplicar ya las medidas contempladas en el Reglamento?
No.
El Reglamento está en vigor, pero no será aplicable hasta 2018.
Sin
embargo, puede ser útil para las organizaciones que tratan datos empezar ya a
valorar la implantación de algunas de las medidas previstas, siempre que esas
medidas no sean contradictorias con las disposiciones de la LOPD, que sigue
siendo la norma por la que han de regirse los tratamientos de datos en España.
Por
ejemplo, las organizaciones deben tener en cuenta que a partir de mayo de 2018
deberán realizar análisis de riesgo de sus tratamientos y que puede ser útil
para ellas empezar desde ahora a identificar el tipo de tratamientos que
realizan, el grado de complejidad del análisis que deberán llevar a cabo, etc.
En esta tarea podrían utilizar las herramientas y recursos que paulatinamente
vayan desarrollando las Autoridades de protección de datos.
Igualmente,
nada impide que las organizaciones comiencen a planificar o a establecer el
registro de tratamientos de datos o a implantar las evaluaciones de impacto o
cualquiera otra de las medidas previstas.
Del
mismo modo, las organizaciones podrían comenzar a diseñar e implantar los procedimientos
para notificar adecuadamente a las Autoridades de protección de datos o a los
interesados las quiebras de seguridad que pudieran producirse.
En
general, las organizaciones que tratan datos personales deberían comenzar a
preparar la aplicación de estas medidas, así como de otras modificaciones
prácticas derivadas del Reglamento. Por ejemplo, el Reglamento exige que los
responsables de tratamiento faciliten a los interesados el ejercicio de sus
derechos. Aunque la interpretación de “facilitar” pueda variar dependiendo de
los casos, incluye en todos ellos algún tipo de actuación positiva por parte de
los responsables para hacer más accesibles y sencillas las vías para el
ejercicio de derechos.
La
ventaja de una pronta aplicación es que permitirá detectar dificultades,
insuficiencias o errores en una etapa en que estas medidas no son obligatorias
y, en consecuencia, su corrección o eficacia no estarían sometidas a
supervisión. Ello permitiría corregir errores para el momento en que el
Reglamento sea de aplicación.
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